Office-Software

Ratgeber Office-Software

Ein Leben ohne sie ist heutzutage kaum noch vorstellbar: Computer. Egal ob zum spielen, arbeiten, anschauen von Filmen oder zum surfen im Internet, sicher haben auch Sie schon einmal einen PC genutzt. Dabei dient der PC jedoch nicht nur zur Unterhaltung, sondern erleichtert uns auch den Alltag. Wir tätigen Online-Überweisungen, erledigen am PC unsere Steuererklärung, wechseln den Stromanbieter oder erstellen Briefe und Dokumente.

Ein PC bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der Dokumentenerstellung per Hand. Tippfehler können ganz ohne Tipp-Ex entfernt werden, die erstellten Dokumente sind lebensecht, verblassen nicht und können zudem noch übersichtlich archiviert werden. Wer schon einmal stundenlang in einem Aktenordner nach einem bestimmten Schreiben gesucht hat, wird die Vorteile eines PCs schnell zu schätzen wissen.

Damit all diese Vorteile auch genutzt werden können, sollten Sie eine geeignete Office-Software installieren. Neben zahlreichen Einzelprogrammen bieten viele Hersteller Paket-Lösungen an. Hier erhalten Sie verschiedene Programme zur Textbearbeitung, Tabelellenkalkulation oder Dokumentenarchivierung in einem praktischen Bundle. Der Inhalt der Pakete unterschiedet sich je nach angestrebter Anwendung. Sind Sie auf der Suche nach einer Software-Lösung für Ihr eigenes Unternehmen, dann erwerben Sie eher ein Paket mit Buchhaltungs- und Finanzfunktionen. Als Heimanwender legen Sie wahrscheinlich eher Wert auf die Textverarbeitung und Tabellenkalkulation.

Worauf Sie beim Kauf achten sollten und welche Software für Ihren PC die richtige ist, soll Ihnen der folgende Ratgeber näher bringen.

Was ist überhaupt Office-Software?

Sicher haben Sie in ihrem Freundeskreis schon einmal den Satz gehört "Dafür nehme ich immer Office". Wenn Sie bisher nicht wussten, was damit überhaupt gemeint ist, kann Ihnen geholfen werden.

Das Wort "Office", wörtlich übersetzt Büro oder Schreibstube, steht dabei für bestimmte Programme auf dem PC, mit denen sich Dokumente erstellen und verschicken lassen. Schon anhand der Übersetzung lassen sich Rückschlüsse auf die Anwendung ziehen. So ersetzen die Office-Programme Vorgänge und Geräte, die Sie aus einem herkömmlichen Büro kennen. Schreibmaschine, Kugelschreiber, Lineal, Taschenrechner, all diese Gegenstände sind mit der richtigen Office-Software meist nicht mehr nötig.

Die Vorteile von Office-Software

Um die Vorteile der Office-Nutzung näher zu erläutern, müssen wir zunächst die Arbeitsvorgänge in einem Büro betrachten, wie sie vor einigen Jahren gegeben waren. Briefe und Rechnungen wurden per Hand oder an der Schreibmaschine verfasst, Gehaltsabrechnungen wurden in Ordnern verwahrt, die monatliche Kalkulation musste mühsam mit einem Taschenrechner erstellt werden. Das war nicht nur ein enormer Arbeitsaufwand, sondern es bedurfte auch viel Platz im Büro. Karteikarten, Hefter, Aktenordner, alles musste verstaut werden.

Mit der Nutzung eines PCs und entsprechenden Programmen können Sie diese Arbeitsschritte vereinfachen und beschleunigen. Zudem können Sie alle Dokumente bequem und übersichtlich auf dem PC archivieren. Der gute alte Aktenschrank hat also ausgedient. So ist es selbst in kleinen Büros möglich, eine große Anzahl von Dokumenten zu verwalten.

Sollten Sie sich bei der Erstellung eines Dokuments einmal vertippt oder verrechnet haben, können Sie den Fehler am PC einfach korrigieren und das Dokument erneut ausdrucken. In früheren Zeiten mussten Sie das komplette Dokument erneut erstellen. Die Office-Software erleichtert Ihnen also nicht nur das Arbeiten, sondern spart auch Ressourcen.

Welcher Office-Typ sind Sie?

Nicht jedes Office-Paket ist für Ihre persönlichen Anforderungen geeignet. Vielleicht benötigen Sie keine Tabellenkalkulation und legen mehr Wert auf eine komfortable Texterstellung? Oder Sie haben ein Unternehmen und benötigen ein leistungsstarkes Finanzprogramm? Welche Funktionen für Sie die richtigen sein könnten, zeigt Ihnen der folgende Leitfaden.

Nur ein Klick - der Einsteiger

Der Computer ist für Sie nur ein Arbeitsgerät, deren Nutzung Sie eigentlich scheuen? Dann reicht Ihnen bei Office-Anwendungen die Basisausstattung. Hier sollten Sie vor allem Wert auf eine einfache Installation und eine übersichtliche Bedienoberfläche legen. Eine übersichtliche Bedienoberfläche zeichnet sich durch besonders große Symbole und eine eindeutige Beschriftung aus. Sie müssen sich dabei nicht umständlich durch verschachtelte Menüs kämpfen, sondern erhalten mit nur einem Klick Zugriff auf die Funktion, die Sie nutzen möchten.

Sind Sie mit der Verwendung von Office-Programmen noch nicht vertraut, sollten Sie darauf achten, dass der Hersteller eine ausführliche Anleitung anbietet. Diese finden Sie entweder als eigene Funktion direkt im Programm oder auf der Homepage des Herstellers. Einige Herausgeber bieten Ihnen zudem die Möglichkeit, einen auf die Software abgestimmten Online-Kurs zu besuchen. Hier wird Ihnen Schritt für Schritt der richtige Umgang mit dem Programm erklärt. Diese Kurs ist übrigens auch dann zu empfehlen, wenn Sie sich mit den Grundlagen vertraut gemacht haben. Der eine oder andere Kniff ist sicherlich dabei, den Sie bisher noch nicht kannten.

Immer am gleichen Platz - der Gelegenheitsnutzer

Wenn Sie ihren PC nur gelegentlich dazu nutzen, Dokumente zu erstellen oder Präsentationen vorzubereiten, benötigen Sie eine Software, die nicht nur einfach zu bedienen ist, sondern die auch bei Updates die grundlegenden Arbeitsabläufe beibehält. Nichts ist ärgerlicher, als den PC nach mehreren Wochen der Nichtnutzung zu starten, ein Software-Update herunterzuladen und anschließend eine optisch völlig neue Programmoberfläche vorzufinden., bei der man sich nicht mehr zurecht findet.

Suchen Sie sich eine Software, die eine klar strukturierte Oberfläche aufweist. Sehen Sie sich dazu auch ruhig die Vorgängerversionen an und stellen Sie dabei fest, ob der Hersteller den grundlegenden Programmaufbau beibehält oder mit jedem Update ändert.

Alles in einem Paket - der Profi

Makros, Querverweis, Steuerzeichen und Plug-In sind für Sie keine böhmischen Dörfer? Für Sie kann ein Menü gar nicht verschachtelt genug sein, solange alle nötigen Funktionen vorhanden sind? Dann gehören Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit zu den echten Office-Profis.

Sie benötigen eine leistungsstarke Büro-Software, die Ihnen die Möglichkeit bietet, kreativ zu sein. Das Textprogramm sollte Ihnen die Möglichkeit verschaffen, Texte individuell anzupassen. Dazu gehören neben verschiedenen Schriftarten auch Einstellungsmöglichkeiten rund um das eigentliche Dokument.

Besonders nützlich können für Sie die sogenannten Makros sein. Dahinter verbergen sich kleine Skripte, die bestimmte Abläufe in einem Office-Programm automatisieren. Sollten Sie also beispielsweise häufig längere Texte verfassen, bei denen nach einem Absatz das Format geändert werden soll, übernehmen Makros diesen Arbeitsschritt.

Neben einer umfangreichen Funktionsvielfalt sollten Sie bei der Wahl der Büro-Anwendungen auf eine hohe Kompatibilität achten. Es ist nützlich, wenn das Format der erstellen Dateien auf unterschiedlichen Betriebssystemen gelesen und bearbeitet werden kann. So können Sie die Dateien zur Weiterbearbeitung einfach an einen Arbeitskollegen schicken, ohne das dieser die Datei umwandeln muss.

Einfach mal ausprobieren

Wenn Sie nun wissen, welcher Office-Typ Sie sind und auf welche Funktionen Sie Wert legen, hier noch ein kleiner Tipp vor dem eigentlichen Kauf: Viele Hersteller bieten die Möglichkeit an, die Software vor dem Erwerb kostenfrei zu testen. Dafür stehen auf der Homepages des Herstellers sogenannte Demo-Versionen zur Verfügung. Einige dieser Demo-Versionen können nur über einen gewissen Zeitraum genutzt werden. Andere Versionen lassen sich beliebig lang nutzen, bieten jedoch nicht den vollen Funktionsumfang.

Haben Sie sich anschließend für eine Software entschieden und diese erworben, werden Sie Aktenordner, Schreibmaschine und Taschenrechner schnell vergessen haben.

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